Mengelola spare part adalah aspek krusial dalam kegiatan operasional di industri yang banyak mengandalkan kekuatan alat berat, seperti konstruksi, pertambangan, dan pertanian. Hal ini merupakan bagian dari upaya pemeliharaan agar perusahaan dapat mengoptimalkan perawatan alat berat serta menjaga ketersediaan komponen kritis saat dibutuhkan.
Seperti layaknya kendaraan lain, setiap alat berat pasti membutuhkan pemeliharaan dari waktu ke waktu agar alat dapat beroperasi secara optimal. Ketika terdapat kerusakan pada salah satu komponen alat berat, sebaiknya segera lakukan penggantian spare part sebelum kerusakan menyebar dan menjadi masalah serius.
Nah, untuk memastikan bahwa spare part cadangan yang Anda miliki awet dan siap digunakan kapan saja, Anda memerlukan strategi pengelolaan yang tepat. Mari kita bahas berbagai tips cara mengelola spare part dengan efektif di artikel berikut ini.
Identifikasi Kebutuhan Spare Part
Hal pertama yang perlu diperhatikan saat mengelola spare part adalah mengidentifikasi kebutuhan berdasarkan tipe dan kondisi alat berat Anda. Perlu diketahui bahwa setiap alat berat menggunakan jenis komponen yang berbeda-beda.
Untuk membuat daftar lengkap spare part yang Anda butuhkan, Anda bisa mengklasifikasikannya ke dalam tiga kategori berdasarkan tingkat kepentingan komponen dan frekuensi penggantiannya seperti berikut:
- Kritis: Spare part kritis memiliki peran yang sangat besar untuk operasional alat berat. Jika komponen ini rusak, maka alat berat tidak dapat berfungsi. Kategori ini harus selalu tersedia di tempat penyimpanan.
- Rutin: Spare part yang memerlukan penggantian secara berkala. Komponen-komponen dalam kategori ini harus selalu ada, tapi tidak perlu sebanyak spare part kritis.
- Tidak Kritis: Spare part yang tidak memiliki peran vital, mudah didapatkan kapan saja, dan tidak memerlukan penggantian rutin.
Sistem pengelompokan ini akan sangat membantu Anda saat membuat perencanaan pembelian spare part cadangan dan menjadwalkan pembelian di masa yang akan datang. Anda juga bisa memadukan daftar di atas dengan data operasional dan pemeliharaan di lapangan, untuk mengurangi kemungkinan penumpukan stok dan kurangnya ketersediaan stok.
Baca juga: Sejarah Alat Berat dan Perkembangannya di Dunia Konstruksi
Sistem Klasifikasi dan Kodifikasi
Sistem klasifikasi dan kodifikasi yang baik sangatlah penting dalam proses mengelola spare part. Tujuannya ialah untuk membantu Anda menemukan spare part di tempat penyimpanan dengan cepat dan efektif. Selain itu, sistem penggunaan kode juga dapat mengurangi kesalahan dalam pengambilan komponen.
Berilah label yang jelas berdasarkan jenis, fungsi, dan tingkat prioritas komponen. Untuk memudahkan, Anda juga bisa menggunakan software atau aplikasi manajemen inventaris yang bisa melacak ketersediaan spare part secara real time, memberi notifikasi pengingat untuk pemesanan ulang saat stok habis, dan sebagainya.
Menjaga Kondisi Tempat Penyimpanan
Agar tetap awet, tempat penyimpanan spare part harus dijaga dengan baik. Ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan, antara lain:
- Suhu dan Kelembapan Ruangan: Spare part alat berat sebaiknya disimpan dalam ruangan dengan suhu sekitar 15 sampai 20 derajat Celcius. Sementara itu, kelembapan sebaiknya jangan lebih dari 50%. Hal ini bertujuan untuk mencegah terbentuknya karat dan kerusakan lain.
- Kebersihan Ruangan: Debu dan kotoran dapat mengakibatkan kerusakan pada spare part, sehingga penting untuk melakukan pembersihan rutin agar tempat penyimpanan selalu dalam kondisi bersih.
- Keamanan: Selain dua faktor di atas, penting untuk menjaga tempat penyimpanan agar selalu aman dari gangguan eksternal. Jangan berikan akses kepada sembarang orang untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan seperti pencurian. Sebagai tambahan, siapkan pula alat pemadam api.
Pekerja yang bertugas untuk menjaga tempat penyimpanan spare part wajib mematuhi standar dan aturan yang berlaku. Beberapa contohnya adalah menggunakan sarung tangan saat menangani spare part yang baru tiba, selalu mengunci ruangan setelah digunakan, dan sebagainya.
Baca juga: Cara Menyimpan Spare Part Alat Berat Agar Tahan Lama
Manajemen Pengelolaan Spare Part
Untuk memastikan rotasi spare part berlangsung dengan benar dan efektif, penting untuk mengimplementasikan metode manajemen pengelolaan seperti FIFO (First In, First Out), LIFO (Last In, First Out), dan EOQ (Economic Order Quantity).
Sistem FIFO memastikan bahwa spare part cadangan yang digunakan sesuai dengan urutan spare part yang pertama kali masuk ke gudang. Tujuannya adalah untuk menghindari kerusakan komponen karena terlalu lama disimpan di dalam gudang, utamanya untuk komponen-komponen yang rawan mengalami kerusakan.
Berbeda dengan sistem FIFO yang mendahulukan spare part tertua di gudang, sistem LIFO justru menggunakan spare part yang paling baru. Hal ini bertujuan untuk mengurangi risiko peningkatan biaya akibat depresiasi nilai spare part.
Sementara itu, EOQ memiliki peran penting dalam menentukan jumlah pesanan yang tepat untuk tiap jenis spare part, sehingga tidak terjadi kelebihan atau kekurangan stok. Dengan sistem ini, perusahaan dapat menghemat biaya dalam jangka panjang serta memastikan pembelian dilakukan secara efektif.
Pengendalian Kualitas Spare Part
Untuk memastikan kondisi spare part tetap optimal, perlu dilakukan kegiatan monitoring dan pengendalian kualitas spare part secara berkala melalui inspeksi. Proses inspeksi rutin sangat penting untuk mengidentifikasi kerusakan atau kecacatan pada komponen sebelum digunakan, sehingga Anda dapat mengurangi risiko downtime alat berat.
Sebelum dipasang pada alat berat, spare part harus dalam kondisi baik serta dapat berfungsi dengan maksimal. Kemudian, pastikan pula bahwa spare part tersebut sudah sesuai dengan tipe alat berat yang Anda miliki.
Baca juga: Pentingnya Kualitas Spare Part untuk Ketahanan Alat Berat
Akhir Kata
Sebagai pemilik alat berat, penting untuk mengetahui cara mengelola spare part dengan efektif. Dengan menerapkan sistem manajemen yang tepat, Anda bisa meningkatkan produktivitas perusahaan, menjaga kesehatan alat berat, serta memastikan ketersediaan spare part saat dibutuhkan.
Jika Anda sedang mencari spare part berkualitas dengan harga terjangkau, Rahayu Spareparts punya solusinya! Temukan segala kebutuhan spare part untuk alat berat Anda, mulai dari komponen mesin, komponen kelistrikan, hingga selang hidrolik dan sebagainya.
Untuk informasi lebih lanjut, silakan klik ikon “Hubungi via WhatsApp” di layar bawah kanan Anda sekarang juga. Proyek Lancar, Bisnis Makin Cuan!